Upah adalah hak yang dibayar dalam uang, tepat waktu, tidak di bawah minimum, dan hanya boleh dipotong atas dasar yang sah. Payroll yang rapi adalah bukti kepatuhan paling kuat.
Tujuan belajar
- Membedakan komponen upah dan non-upah.
- Menghitung THR dan menerapkan aturan potongan upah.
- Menyusun alur payroll bulanan beserta dokumennya.
Konsep inti
- Komposisi upah: upah pokok + tunjangan tetap (dibayar rutin, tidak bergantung kehadiran) dan tunjangan tidak tetap (bergantung kehadiran/kinerja). Jika ada tunjangan, upah pokok minimal 75% dari upah pokok + tunjangan tetap.
- Non-upah: fasilitas, bonus, insentif, reimbursement, dan THR bukan bagian upah untuk dasar hitung pesangon, tetapi tetap objek PPh 21 (kecuali penggantian biaya dinas yang memenuhi syarat).
- Upah minimum: berlaku untuk pekerja dengan masa kerja kurang dari 1 tahun. Di atas 1 tahun, perusahaan wajib memakai struktur dan skala upah.
- Struktur dan skala upah: wajib disusun dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi, lalu diberitahukan kepada pekerja.
- Usaha mikro dan kecil: boleh di bawah upah minimum berdasarkan kesepakatan, dengan batas persentase tertentu terhadap rata-rata konsumsi.
- No work no pay: upah tidak dibayar jika pekerja tidak bekerja, kecuali alasan yang dilindungi (sakit, cuti, haid, menjalankan tugas negara, perusahaan tidak mempekerjakan, dan sebagainya).
THR keagamaan
| Aspek | Ketentuan |
|---|---|
| Siapa berhak | Pekerja dengan masa kerja ≥ 1 bulan terus-menerus, PKWTT maupun PKWT |
| Besaran | Masa kerja ≥ 12 bulan: 1 bulan upah; < 12 bulan: proporsional (masa kerja/12 × 1 bulan upah) |
| Dasar | Upah pokok + tunjangan tetap; pekerja harian lepas memakai rata-rata upah |
| Waktu bayar | Paling lambat 7 hari sebelum hari raya, dibayar uang, tidak boleh dicicil |
| Sanksi | Denda 5% dari total THR yang terlambat (tidak menghapus kewajiban bayar) + sanksi administratif |
| PHK menjelang hari raya | PKWTT yang di-PHK dalam 30 hari sebelum hari raya tetap berhak THR |
Potongan upah yang sah
- Denda pelanggaran yang diatur di perjanjian kerja/PP/PKB.
- Ganti rugi atas kerusakan barang karena kesengajaan atau kelalaian, jika diatur dan disertai bukti.
- Uang muka upah/kasbon, cicilan pinjaman dengan perjanjian tertulis, sewa rumah atau barang milik perusahaan.
- Iuran BPJS bagian pekerja dan PPh 21.
- Kelebihan pembayaran upah.
- Batas: total potongan tertentu maksimal 50% dari upah per periode pembayaran.
Alur payroll bulanan
- Cut-off data: absensi, lembur, cuti, mutasi, karyawan masuk-keluar.
- Hitung pendapatan: upah, tunjangan, lembur, insentif, reimbursement.
- Hitung potongan: BPJS, PPh 21, kasbon, potongan lain yang sah.
- Review dua lapis (pembuat dan pemeriksa), cek selisih terhadap bulan lalu.
- Transfer gaji dan kirim slip (fisik atau elektronik).
- Setor iuran BPJS dan PPh 21 sesuai tenggat, arsipkan bukti.
Dasar hukum
| Ketentuan | Dasar hukum |
|---|---|
| Komponen upah dan upah pokok minimal 75% | Pasal 7 PP 36/2021 |
| Upah minimum hanya untuk masa kerja < 1 tahun; formula penetapan | Pasal 88E UU 13/2003 jo. UU 6/2023; PP 36/2021 jo. PP 51/2023 |
| Kewajiban struktur dan skala upah, diberitahukan ke pekerja | Pasal 92 UU 13/2003 jo. UU 6/2023; Pasal 20–21 PP 36/2021 |
| Upah usaha mikro dan kecil | Pasal 90B UU 13/2003 jo. UU 6/2023; Pasal 36–38 PP 36/2021 |
| Upah tidak dibayar jika tidak bekerja, beserta pengecualiannya | Pasal 93 UU 13/2003 jo. UU 6/2023; Pasal 40–41 PP 36/2021 |
| Jenis potongan upah dan syaratnya | Pasal 63 PP 36/2021 |
| Potongan untuk pihak ketiga dengan surat kuasa | Pasal 64 PP 36/2021 |
| Batas total potongan 50% | Pasal 65 PP 36/2021 |
| Bentuk dan cara pembayaran upah | Pasal 53–57 PP 36/2021 |
| THR: syarat, besaran, waktu bayar, PHK menjelang hari raya | Permenaker 6/2016 |
| Denda dan sanksi keterlambatan THR | Permenaker 6/2016; ketentuan sanksi administratif PP 36/2021 |
Praktik HR
- Slip gaji wajib diberikan dan memuat rincian penerimaan serta potongan.
- Kasbon dan Earned Wage Access (akses gaji sebelum tanggal gajian) perlu kebijakan tertulis: plafon, frekuensi, dan cara potong, agar tidak melanggar batas 50%.
- Reimbursement: tetapkan kategori, plafon, bukti wajib, tenggat klaim, dan alur persetujuan untuk mencegah fraud.
- Tunjangan makan atau transport: putuskan sejak awal apakah tetap (masuk dasar THR, lembur, pesangon) atau tidak tetap (berbasis kehadiran).
Jebakan umum
- Memasukkan hampir seluruh upah ke tunjangan tidak tetap untuk menekan biaya lembur, THR, dan pesangon. Ini berisiko dinilai menghindari kewajiban.
- Membayar THR dalam bentuk barang atau mencicilnya.
- Memotong upah tanpa dasar tertulis.
- Tidak punya struktur dan skala upah, padahal ini wajib.
Radar perubahan
- UU Pelindungan Ketenagakerjaan dilaporkan mengembalikan peran Kebutuhan Hidup Layak (KHL) dalam penetapan upah minimum. Pemerintah menyebut UMP 2027 masih memakai PP 51/2023; formula baru diperkirakan dipakai untuk upah minimum 2028.
Cek pemahaman
- Karyawan masuk 1 Agustus, Lebaran jatuh pertengahan Maret tahun berikutnya. Berapa THR-nya?
- Mengapa tunjangan transport berbasis kehadiran tidak masuk dasar THR, tetapi tunjangan jabatan masuk?
- Karyawan bergaji Rp8 juta punya cicilan pinjaman Rp3 juta dan denda Rp1,5 juta bulan ini. Apakah semuanya boleh dipotong sekaligus?
Pendalaman Modul 4
Menyusun struktur dan skala upah (alur praktis)
- Analisis jabatan: pastikan setiap jabatan punya uraian tugas yang mutakhir.
- Evaluasi jabatan: beri bobot setiap jabatan dengan metode yang konsisten (point factor, ranking, atau klasifikasi). Faktor umum: pengetahuan, pemecahan masalah, tanggung jawab, dampak, kondisi kerja.
- Grading: kelompokkan jabatan dengan bobot mirip ke dalam golongan.
- Data pasar: bandingkan dengan survei gaji untuk jabatan acuan (salary benchmarking).
- Kebijakan posisi pasar: tentukan apakah perusahaan membayar di persentil 25, 50, atau 75 pasar.
- Rentang upah per golongan: tentukan titik tengah (midpoint), minimum, dan maksimum.
- Penempatan karyawan: petakan upah aktual ke rentang, identifikasi yang di bawah minimum atau di atas maksimum.
- Pengesahan dan sosialisasi: tetapkan oleh pimpinan dan beritahukan kepada pekerja.
Istilah kompensasi yang wajib dikuasai
| Istilah | Rumus/arti | Kegunaan |
|---|---|---|
| Range spread | (Maks − Min) ÷ Min | Lebar ruang tumbuh dalam satu golongan; makin tinggi golongan biasanya makin lebar |
| Midpoint progression | Selisih midpoint antargolongan | Menjaga insentif naik golongan |
| Compa-ratio | Upah aktual ÷ midpoint | Di bawah 1: di bawah acuan; di atas 1: di atas acuan |
| Range penetration | (Upah − Min) ÷ (Maks − Min) | Posisi karyawan dalam rentang |
| Wage compression | Jarak upah antar-level menyempit | Biasanya akibat kenaikan upah minimum atau gaji karyawan baru mengejar senior |
| Pay equity | Upah setara untuk pekerjaan bernilai setara | Mencegah diskriminasi dan sengketa |
Matriks kenaikan berbasis kinerja (merit matrix, contoh)
| Kinerja Compa-ratio | < 0,90 | 0,90–1,10 | > 1,10 |
|---|---|---|---|
| Melampaui | Tertinggi | Tinggi | Sedang |
| Sesuai | Tinggi | Sedang | Rendah |
| Di bawah | Rendah | Nol/rendah | Nol |
Logikanya: karyawan berkinerja baik yang posisinya rendah di rentang naik paling cepat, sehingga upah bergerak menuju midpoint.
Simulasi THR
| Karyawan | Masa kerja saat hari raya | Upah pokok + tunjangan tetap | THR |
|---|---|---|---|
| A | 3 tahun | Rp9.000.000 | Rp9.000.000 |
| B | 6 bulan | Rp6.000.000 | 6/12 × 6.000.000 = Rp3.000.000 |
| C | 3 minggu | Rp5.500.000 | Belum berhak |
Simulasi batas potongan 50%
- Upah Rp8.000.000 → batas potongan Rp4.000.000.
- Cicilan pinjaman Rp3.000.000 + denda Rp1.500.000 = Rp4.500.000 → melebihi batas.
- Penyelesaian: potong Rp4.000.000 bulan ini, sisa Rp500.000 dijadwalkan bulan berikutnya, dengan pemberitahuan tertulis.
Kunci jawaban cek pemahaman
- Masa kerja sekitar 7,5 bulan. THR proporsional 7/12 × upah jika dihitung per bulan penuh. Kebijakan perusahaan boleh lebih menguntungkan.
- Transport berbasis kehadiran adalah tunjangan tidak tetap. Tunjangan jabatan dibayar tetap tanpa bergantung kehadiran, sehingga masuk dasar THR.
- Tidak. Total Rp4,5 juta melebihi batas 50% (Rp4 juta). Sisanya harus dijadwalkan ulang.