Dalam sengketa, posisi perusahaan ditentukan oleh dokumen yang bisa ditunjukkan, bukan oleh apa yang "semua orang tahu". Administrasi kepegawaian adalah sistem bukti.
Tujuan belajar
- Memetakan dokumen wajib di setiap tahap siklus karyawan.
- Menyusun database karyawan yang lengkap dan aman.
- Menulis surat-surat HR dengan elemen yang benar.
Dokumen per tahap siklus karyawan
| Tahap | Dokumen inti |
|---|---|
| Rekrutmen | Permintaan tenaga kerja, deskripsi jabatan, hasil seleksi, surat penawaran |
| Masuk kerja | Perjanjian kerja (PKWT/PKWTT), surat pengangkatan, formulir data diri, pendaftaran BPJS, status PTKP |
| Selama bekerja | Absensi, lembur, cuti, slip gaji, penilaian kinerja, surat promosi/mutasi/demosi, SP, perubahan upah |
| Izin dan ketidakhadiran | Surat izin, surat dokter, surat cuti khusus (melahirkan, ibadah, duka) |
| Keluar | Surat resign atau pemberitahuan PHK, perjanjian bersama, berita acara serah terima, perhitungan hak, paklaring, bukti potong pajak |
| Perusahaan | Peraturan Perusahaan/PKB, struktur dan skala upah, bukti WLKP, bukti setor BPJS dan pajak, struktur organisasi |
Database karyawan minimal
- Identitas: nama, NIK, alamat, kontak darurat.
- Hubungan kerja: status, tanggal masuk, jabatan, unit, atasan, riwayat kontrak.
- Remunerasi: upah, komponen, rekening, status PTKP.
- Kepesertaan: nomor BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
- Riwayat: pendidikan, pelatihan, kinerja, mutasi, sanksi.
Elemen surat HR yang baik
- Nomor surat, tanggal, perihal, identitas penerima.
- Dasar: pasal perjanjian kerja/PP/PKB atau keputusan manajemen.
- Isi yang spesifik: apa, sejak kapan, dan konsekuensinya (misalnya perubahan upah pada surat promosi).
- Pejabat berwenang yang menandatangani.
- Tanda terima oleh karyawan.
Pelindungan data karyawan
- UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku penuh. Data kesehatan, keuangan, dan biometrik tergolong data spesifik yang butuh perlindungan lebih ketat.
- Terapkan prinsip seperlunya: kumpulkan hanya data yang dibutuhkan, batasi akses, tetapkan masa simpan.
- Untuk sistem HR berbasis cloud: cek sertifikasi keamanan vendor (misalnya ISO 27001), lokasi data, dan perjanjian pemrosesan data.
Dasar hukum
| Ketentuan | Dasar hukum |
|---|---|
| Data pribadi umum dan spesifik (kesehatan, biometrik, keuangan, anak) | Pasal 4 UU 27/2022 (PDP) |
| Dasar pemrosesan data pribadi, termasuk persetujuan dan pelaksanaan perjanjian | Pasal 20 UU 27/2022 |
| Kewajiban pengendali data: keamanan, kerahasiaan, retensi | Pasal 35–44 UU 27/2022 |
| Penyimpanan dokumen perpajakan 10 tahun | Pasal 28 ayat (11) UU KUP |
| Surat keterangan kerja saat hubungan kerja berakhir | Pasal 1602z KUH Perdata |
| Isi perjanjian kerja dan PKWT | Pasal 54 UU 13/2003; Pasal 13 PP 35/2021 |
| Bea meterai dokumen perdata | UU 10/2020 |
Praktik HR
- Satu nomor induk karyawan untuk semua dokumen.
- Tetapkan jadwal retensi: dokumen hubungan kerja disimpan selama karyawan bekerja ditambah periode tertentu setelahnya.
- Template standar untuk surat yang sering dipakai (keterangan kerja, promosi, mutasi, cuti, SP, pemberitahuan kontrak berakhir).
- Audit kelengkapan berkas secara sampling setiap kuartal.
Jebakan umum
- Kontrak kerja tidak ditandatangani salah satu pihak.
- Perubahan upah atau jabatan hanya lewat chat.
- File data karyawan dibagikan lewat spreadsheet terbuka.
Cek pemahaman
- Sebutkan tiga dokumen yang paling menentukan jika karyawan menggugat PHK.
- Data apa dalam database karyawan yang tergolong data pribadi spesifik?
- Apa elemen minimal surat promosi jabatan?
Pendalaman Modul 10
Checklist audit berkas karyawan (sampling per kuartal)
- [ ] Perjanjian kerja ditandatangani kedua pihak, bermeterai sesuai kebutuhan.
- [ ] PKWT tercatat dan riwayat perpanjangannya lengkap.
- [ ] Surat pengangkatan untuk PKWTT.
- [ ] Data PTKP per 1 Januari dan bukti pendukung tanggungan.
- [ ] Nomor BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan aktif, upah iuran sama dengan payroll.
- [ ] Setiap perubahan upah/jabatan punya surat keputusan.
- [ ] SP yang ada masih dalam masa berlaku atau ditandai kedaluwarsa.
- [ ] Bukti persetujuan pemrosesan data pribadi.
Matriks retensi dokumen (contoh kebijakan internal)
| Dokumen | Simpan minimal | Alasan |
|---|---|---|
| Perjanjian kerja, SK, riwayat jabatan | Selama bekerja + beberapa tahun setelah keluar | Bukti masa kerja dan hak saat sengketa |
| Payroll, slip, bukti potong pajak | Sesuai kewajiban penyimpanan dokumen perpajakan (umumnya 10 tahun) | Pemeriksaan pajak |
| Absensi dan lembur | Beberapa tahun | Bukti saat ada tuntutan kekurangan upah |
| Berkas lamaran kandidat yang tidak diterima | Singkat, sesuai persetujuan kandidat | Prinsip pembatasan data pribadi |
| Dokumen kesehatan | Terpisah, akses terbatas | Data pribadi spesifik |
Lama pastinya ditetapkan dalam kebijakan perusahaan setelah mempertimbangkan kewajiban pajak dan risiko sengketa.
Surat yang paling sering dibutuhkan dan isi khususnya
| Surat | Isi khusus yang wajib ada |
|---|---|
| Keterangan kerja (paklaring) | Tanggal masuk dan keluar, jabatan terakhir; tanpa penilaian negatif |
| Promosi | Jabatan lama dan baru, tanggal efektif, perubahan upah dan fasilitas, masa penyesuaian bila ada |
| Demosi | Alasan (sanksi atau restrukturisasi), dasar aturan, jabatan dan upah baru |
| Mutasi | Lokasi/unit baru, tanggal efektif, fasilitas relokasi |
| Pemberitahuan kontrak tidak diperpanjang | Tanggal berakhir, hak yang akan diterima (uang kompensasi) |
| Pemotongan upah | Dasar potongan, jumlah, jadwal, persetujuan pekerja bila berupa cicilan |
Kunci jawaban cek pemahaman
- Perjanjian kerja (membuktikan status dan upah), dokumen alasan PHK (SP, berita acara, bukti kinerja atau keuangan), dan bukti prosedur (surat pemberitahuan, risalah bipartit).
- Data kesehatan, data keuangan pribadi, data biometrik (sidik jari, wajah), dan data anak.
- Identitas, jabatan lama dan baru, tanggal efektif, perubahan upah/fasilitas, dan tanda tangan pejabat berwenang.