Sanksi hanya sah jika pelanggaran dan jenis sanksinya sudah tertulis sebelumnya di perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan, atau PKB, lalu diterapkan dengan prosedur yang adil dan terdokumentasi.
Tujuan belajar
- Menyusun tata tertib dan matriks sanksi yang sah.
- Menjalankan proses SP dari pemeriksaan sampai penerbitan.
- Menangani mangkir, pelanggaran mendesak, dan karyawan yang ditahan aparat.
Konsep inti
- Peraturan Perusahaan (PP): wajib bagi perusahaan dengan minimal 10 pekerja yang belum punya PKB. Harus disahkan instansi ketenagakerjaan, berlaku paling lama 2 tahun, lalu diperbarui.
- PKB: dirundingkan dengan serikat pekerja. Jika ada PKB, PP tidak berlaku.
- Asas pembinaan: tujuan sanksi adalah memperbaiki perilaku, bukan menghukum. Sanksi harus proporsional terhadap pelanggaran.
- Kesalahan berat: sejak Putusan MK 012/PUU-I/2003, PHK karena tuduhan pidana tidak bisa langsung tanpa proses. Gunakan kategori "pelanggaran bersifat mendesak" yang diatur di PP/PKB.
Tangga sanksi (PP 35/2021)
| Tahap | Ketentuan |
|---|---|
| SP 1, SP 2, SP 3 | Diberikan berurutan; masing-masing berlaku paling lama 6 bulan kecuali PP/PKB mengatur lain |
| Lompat tahap | Boleh jika PP/PKB mengatur pelanggaran tertentu langsung SP 2 atau SP 3 |
| PHK setelah SP 3 | Pesangon 0,5× ketentuan + uang penghargaan masa kerja 1× + uang penggantian hak |
| Pelanggaran bersifat mendesak | PHK tanpa SP; hak: uang penggantian hak + uang pisah |
| Masa berlaku habis | SP yang sudah kedaluwarsa tidak bisa dijadikan dasar sanksi berikutnya |
Situasi khusus
- Mangkir: tidak masuk 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan tertulis dan bukti sah, lalu dipanggil 2 kali secara patut dan tertulis. Jika tidak hadir, dikualifikasikan mengundurkan diri. Haknya uang penggantian hak + uang pisah.
- Ditahan aparat (bukan atas pengaduan perusahaan): upah tidak wajib dibayar, tetapi perusahaan wajib memberi bantuan untuk keluarga yang menjadi tanggungan (persentase dari upah, bergantung jumlah tanggungan) paling lama 6 bulan.
- Skorsing selama proses PHK: upah dan hak lain tetap dibayar sampai ada putusan final.
- Demosi: sah sebagai sanksi jika diatur dan dikomunikasikan tertulis, dengan alasan yang terdokumentasi.
- Pemotongan upah sebagai denda: hanya jika diatur, dan masuk batas total potongan 50% (Modul 4).
Dasar hukum
| Ketentuan | Dasar hukum |
|---|---|
| Kewajiban Peraturan Perusahaan (≥ 10 pekerja), pengesahan, masa berlaku 2 tahun | Pasal 108–111 UU 13/2003 |
| PP tidak berlaku jika sudah ada PKB | Pasal 108 ayat (2) UU 13/2003 |
| SP pertama–ketiga, masing-masing berlaku maksimal 6 bulan | Pasal 36 huruf k PP 35/2021 |
| Hak saat PHK setelah SP 3 (0,5 UP + 1 UPMK + UPH) | Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021 |
| PHK karena pelanggaran bersifat mendesak, tanpa pemberitahuan 14 hari | Pasal 52 ayat (2) dan (3) PP 35/2021 |
| Mangkir 5 hari kerja dan dua kali panggilan | Pasal 36 huruf j dan Pasal 51 PP 35/2021 |
| Bantuan keluarga saat pekerja ditahan (25%–50% upah, maks. 6 bulan) | Pasal 53 PP 35/2021 |
| PHK setelah 6 bulan ditahan atau setelah putusan pidana | Pasal 54 PP 35/2021 |
| Kesalahan berat tidak lagi dapat langsung dijadikan dasar PHK | Putusan MK 012/PUU-I/2003 (Pasal 158 UU 13/2003 dinyatakan tidak berkekuatan hukum mengikat) |
| Denda dan potongan upah sebagai sanksi | Pasal 63 ayat (1) huruf a dan ayat (2), Pasal 65 PP 36/2021 |
Prosedur SP yang defensible
- Kumpulkan fakta dan bukti (absensi, laporan, saksi, rekaman).
- Panggil karyawan untuk klarifikasi dan catat pembelaannya dalam berita acara.
- Cocokkan pelanggaran dengan pasal PP/PKB dan tingkat sanksinya.
- Terbitkan SP: identitas, uraian pelanggaran, pasal yang dilanggar, tingkat SP, masa berlaku, perbaikan yang diharapkan.
- Minta tanda tangan terima. Jika menolak, catat penolakan disaksikan dua orang.
- Arsipkan dan pantau masa berlaku.
Jebakan umum
- SP lisan tanpa dokumen.
- Memakai SP kedaluwarsa untuk menaikkan tingkat sanksi.
- PP sudah lewat 2 tahun tetapi tidak diperbarui.
- Langsung PHK karena "kesalahan berat" tanpa pemeriksaan.
- Panggilan mangkir dikirim lewat chat tanpa bukti tertulis yang patut.
Cek pemahaman
- SP 1 terbit Januari, pelanggaran berikutnya terjadi Agustus. SP apa yang tepat?
- Karyawan tidak masuk 6 hari dan baru dipanggil sekali. Bolehkah ia dianggap mengundurkan diri?
- Apa beda hak karyawan yang di-PHK setelah SP 3 dan karena pelanggaran mendesak?
Pendalaman Modul 7
Contoh matriks pelanggaran dan sanksi (untuk diadaptasi di PP/PKB)
| Kategori | Contoh pelanggaran | Sanksi awal |
|---|---|---|
| Ringan | Terlambat berulang, tidak memakai seragam, tidak mengisi laporan rutin | Teguran lisan tercatat → SP 1 |
| Sedang | Mangkir 1–2 hari, menolak perintah kerja yang wajar, lalai SOP tanpa kerugian besar | SP 1 atau SP 2 |
| Berat | Lalai SOP K3 yang membahayakan, membocorkan data internal, kekerasan verbal | SP 3 |
| Mendesak | Pencurian, penipuan, kekerasan fisik, narkoba di tempat kerja, pelecehan seksual (sesuai rumusan PP/PKB) | PHK tanpa SP setelah pemeriksaan |
Prinsip pemeriksaan internal
- Praduga tak bersalah: karyawan diperiksa, bukan dihakimi. Hindari pengumuman sebelum ada keputusan.
- Independensi: pemeriksa tidak punya konflik kepentingan dengan pelapor maupun terlapor.
- Hak menjawab: karyawan diberi kesempatan menyampaikan pembelaan dan bukti.
- Kerahasiaan: terutama untuk kasus pelecehan dan pelapor pelanggaran.
- Dokumentasi: berita acara pemeriksaan ditandatangani pemeriksa dan karyawan, atau dicatat penolakannya.
- Konsistensi: pelanggaran serupa diberi sanksi serupa. Inkonsistensi adalah argumen terkuat karyawan di PHI.
Anatomi surat peringatan
- Kop, nomor, tanggal, perihal "Surat Peringatan [ke-]".
- Identitas karyawan.
- Uraian fakta pelanggaran: tanggal, tempat, perbuatan.
- Dasar: pasal PP/PKB yang dilanggar.
- Tingkat sanksi dan masa berlaku (tanggal mulai dan berakhir).
- Perbaikan yang diharapkan dan konsekuensi jika berulang.
- Tanda tangan pejabat berwenang dan tanda terima karyawan.
Pemanggilan karyawan mangkir yang patut
- Dua panggilan tertulis, masing-masing memberi waktu wajar untuk hadir dan menjelaskan.
- Dikirim ke alamat terakhir yang tercatat dengan bukti pengiriman. Pesan elektronik boleh sebagai pelengkap, bukan pengganti.
- Isi panggilan menyebut tanggal mangkir dan konsekuensinya.
Studi kasus (ilustrasi)
Kasir diduga mengambil uang kas Rp2 juta berdasarkan rekaman CCTV. Langkah yang sah: amankan bukti, panggil untuk klarifikasi, susun berita acara, cocokkan dengan rumusan pelanggaran mendesak di PP, lalu putuskan. Jika PP tidak mencantumkan pencurian sebagai pelanggaran mendesak, jalurnya adalah SP atau PHK melalui prosedur biasa. Pelajarannya: kualitas PP menentukan opsi saat kasus terjadi.
Kunci jawaban cek pemahaman
- SP 1 berlaku sampai Juli dan sudah kedaluwarsa, sehingga pelanggaran Agustus kembali dimulai dari SP 1 (kecuali pelanggarannya masuk kategori yang lebih berat).
- Belum. Syaratnya dua kali panggilan tertulis yang patut. Kirim panggilan kedua dulu.
- Setelah SP 3: 0,5 UP + 1 UPMK + UPH. Pelanggaran mendesak: UPH + uang pisah, tanpa UP dan UPMK.